Klantcase: Integratie van twee ICT infrastructuren bij Partners voor Jeugd

Partners voor Jeugd is een samenwerkingsverband van organisaties die actief zijn in de (preventieve) jeugdbescherming en jeugdreclassering. Partners voor Jeugd is ontstaan uit ‘De William Schrikker Groep’ (WSG) en ‘De Jeugd en Gezinsbeschermers’ (DJGB) die halverwege 2017 zijn gefuseerd. Met deze fusie werden ook de ICT infrastructuren en applicatielandschappen samengevoegd, waarbij de ICT infrastructuur van WSG leading werd. ResultaatGroep is gevraagd om Partners voor Jeugd hierbij te helpen. Hoe pak je zo’n traject aan en met welke uitdagingen moet je rekening houden? Dat lees je in deze case.

De aanpak

ResultaatGroep voerde eerst vooronderzoek uit, onder projectleiding van Dirk-Jan Oosterbeek. Met het vooronderzoek werd de impact bepaald van de fusie op de ICT infrastuctuur. Er is een roadmap gemaakt met daarin belangrijke aspecten als een stappenplan, benodigde resources, budget en een planning met mijlpalen. In de roadmap waren de volgende drie deelprojecten gedefinieerd:
• Netwerkintegratie: De migratie en integratie van de ICT omgeving van DJGB in die van WSG.
• Werkplekintegratie: De Citrix omgeving van WSG uitbreiden en aanpassen voor DJGB.
• Applicatie integratie: Applicaties migreren, samenvoegen of uitfaseren om zo een optimale synergie van het applicatielandschap te verkrijgen.

Na het opleveren van het vooronderzoek is ResultaatGroep gevraagd om een projectteam samen te stellen om de genoemde deelprojecten uit te uitvoeren. Hiervoor is een kernteam ingericht bestaande uit een projectleider en een senior engineer van ResultaatGroep, aangevuld met technisch – en functioneel beheerders van WSG en DJGB en specialisten van leveranciers.

Ten eerste is een diepgaande analyse gedaan op beide omgevingen en zijn wijzigingen voorgesteld om deze te optimaliseren. Deze zijn ook doorgevoerd met als resultaat twee stabiele omgevingen. Daarnaast zijn beide ICT infrastructuren nagebouwd in een testomgeving en zijn de verschillende migratie scenario’s getest op technische haalbaarheid en userimpact om zo tot de meest optimale te komen. Daarbij moest de impact op de user zo minimaal mogelijk zijn. Vervolgens is per deelproject het meest optimale scenario in de productieomgeving getest met testaccounts en daarna met pilot users om tenslotte de definitieve migratie uit te voeren.

Het resultaat

Medewerkers van DJGB zijn gemigreerd naar de WSG infrastructuur met behoud van al hun ‘oude’ permissies. Vervolgens is de mailomgeving van DJGB geïntegreerd met de mailomgeving van WSG en is de O365 SharePoint van DJGB gemigreerd naar de O365 SharePoint omgeving van WSG. Ook zijn de printers, de smartphones en de vaste telefonie van DJGB vervangen door de WSG standaard. Tenslotte is de connectiviteit van de DJGB locaties aangepast en is het datacenter van DJGB uitgefaseerd.

De uitdagingen

De ideale situatie bij dergelijke migratie trajecten is om de medewerkers een week geen ICT voorzieningen te geven en dan alles in één keer om te bouwen. De praktijk is uiteraard dat Partners voor Jeugd haar cliënten optimaal wilde blijven bedienen zonder dat zij of de interne gebruikers hinder zouden ondervinden. De grote uitdaging is dan ook ‘hoe kan ik alle de activiteiten die gedaan moeten worden opdelen in gecontroleerde en beheersbare stukjes, waarbij de functionaliteit en continuïteit van de medewerkers gewaarborgd blijft’. Van het grootste belang daarbij is om de verwachtingen bij de eindgebruikers goed te managen. Een migratie geeft altijd overlast, maar verrassingen moeten zoveel mogelijk voorkomen worden. Door continu bij elke stap die genomen moet worden goed met ICT en de medewerkers af te stemmen wat de impact is en daarover te communiceren, kunnen verrassingen tot het minimum beperkt worden. Dit is volledig in lijn met de R1 methode die standaard bij iedere inzet van een medewerker en ieder project door ResultaatGroep wordt toegepast. Deze methode houdt in dat er regelmatig wordt afgestemd met de opdrachtgever ‘of we nog op de goede weg zijn’. Indien nodig worden verwachtingen bijgesteld om zo verrassingen achteraf te voorkomen. Partners voor Jeugd bleek een ideale klant in deze omdat ook zij belang hechten aan 100% kwaliteit. De samenwerking was dus van beide kanten zeer prettig en heeft geleid tot een prachtig resultaat.

Staat uw organisatie ook aan de vooravond van een ICT integratie traject en en wilt u daarover eens met echte specialisten van gedachten wisselen? Neem contact op met ResultaatGroep of meldt u aan voor de ArchitecTour!