Klantcase: Een nieuwe moderne cloudwerkplek voor Partners voor Jeugd

Partners voor Jeugd is een samenwerkingsverband van organisaties die actief zijn in de (preventieve) jeugdbescherming en jeugdreclassering. Bij deze zorgorganisatie werken bijna 1500 medewerkers die allemaal een eigen laptop en smartphone hebben. Aan ResultaatGroep is gevraagd een inrichting te maken voor de nieuwe werkplek en deze uit te rollen naar alle medewerkers. Hoe pak je zo’n traject aan en wat zijn tips en tricks? Dat lees je in deze case.

De uitdaging

De Windows 7 laptop (domain joined) was verouderd en moest vervangen worden. Aangezien een groot gedeelte van de medewerkers van het primaire proces (de zorg medewerkers) zelden of nooit op een kantoorlocatie komt, kan het beheer van een domain joined laptop best een uitdaging zijn. Een interessante vraag is dan hoe zo’n nieuwe laptop wordt ingericht zodat het beheersbaar en toekomstbestendig is. Een andere uitdaging in het project was de distributie van nieuwe laptops naar medewerkers die zelden op kantoor zijn. Kortom: een opdracht die perfect past bij ResultaatGroep en het team van specialisten!

De aanpak

ResultaatGroep is het project gestart door een kernteam in te richten bestaande uit projectleider Dirk-Jan Oosterbeek en senior engineer Jan Bakker. Samen met met technisch en functioneel beheerders van Partners voor Jeugd en waar nodig specialisten van leveranciers was het team compleet.
We stelden een aantal vragen aan Jan Bakker om te weten te komen hoe je zo’n traject aanpakt, de gemaakte keuzes en waar je op moet letten als je ook met een dergelijk project gaat starten.

Voor welke inrichting van de laptops is gekozen en waarom?
“Er is gekozen voor een Windows 10 werkplek, lid van het Azure Active Directory domein en automatisch enrolled in Intune. We hebben in de beginfase wel een pilot gedaan met AutoPilot, maar dat was in die periode nog in preview. Daarom hebben we uiteindelijk gekozen voor bulk enrollment. Dit bleek de meest stabiele oplossing, en dat was een duidelijk requirement vanuit Partners voor Jeugd”.

Voor de meeste zorgorganisaties geldt dat bescherming van persoonsgegevens een belangrijke voorwaarde is. Hoe is dat met deze inrichting gegarandeerd?
“Er is intensief overleg gepleegd met de Security Officer van Partners voor Jeugd en vanuit beleid de vertaling gemaakt naar techniek. Parallel aan de Windows 10 uitrol hebben we Identity Protection (MFA) uitgerold over alle gebruikers. Daarnaast hebben we passende maatregelen genomen om het apparaat zelf veilig(er) te maken, zoals het versleutelen van de harde schijf. Door middel van Intune konden we het apparaat bij diefstal of verlies eenvoudig wissen”.

Hoe is de distributie gegaan van de laptop naar de ambulante medewerkers en de installatie die daarop volgde?
“Er is een logistiek omruilprogramma gestart waarbij de medewerker van Partners voor Jeugd zelf een moment kon kiezen waarom de laptop thuis werd bezorgd. De chauffeur was geïnstrueerd om medewerkers te helpen met de eerste keer opstarten en het testen van de laptop. Pas wanneer dit goed bleek te werken, werd de oude laptop mee retour genomen. De installatie aan huis duurde in de meeste gevallen slechts enkele minuten. De medewerker kon gelijk weer door met werken”.

Wat is er met de oude laptops gebeurd?
“De oude laptops zijn vanuit SROI (Social Return On Investment) oogpunt weer voorzien van hun oorspronkelijke Windows 7 inrichting, schoongemaakt en via de zorgmedewerkers van Partners voor Jeugd verdeeld onder de jeugdige cliënten”.

Ben je tevreden met het eindresultaat?
“Ik ben zeker tevreden met het resultaat. Door goede samenwerking en onze R1 methodiek hebben we kunnen opleveren conform planning en een mooi eindresultaat neergezet. Deze methodiek houdt kort gezegd in dat we met enige regelmaat met de klant afstemmen of we nog voldoen aan elkaars verwachtingen en tegelijkertijd kijken we of we beter, slimmer of efficiënter kunnen werken. Maar het meest belangrijke vind ik dat de klant blij is. Deze zorgorganisatie heeft een solide basis voor het verdere traject binnen de moderne werkplek en medewerkers kunnen overal veilig en soepel werken. Daar doen we het voor! Happy customer, happy consultant”.

En tot slot, heb je tips voor lezers die met een dergelijk project gaan starten?
“Doordat het extended support op Windows 7 in januari 2020 afloopt, zijn veel organisaties aan het omschakelen naar Windows 10, of hebben dit net gedaan. Windows 10 is een modern besturingssysteem waarin nieuwe versies zich snel achter elkaar opvolgen. Dit kan voor veel organisaties een grote uitdaging zijn. Deze zogenaamde “moderne werkplek” vraagt ook om “modern beheer”. Hierdoor moet je opnieuw kijken naar hoe je zaken inricht. Het één op één overnemen van je klassieke beleidsregels werkt vaak niet. Probeer alle zaken omtrent de werkplek ter herzien en indien mogelijk: begin met een schone lei. Denk vanuit de gebruiker”.

Staat jouw organisatie ook aan de vooravond van de inrichting en uitrol van een nieuwe moderne werkplek en kan je daar hulp bij gebruiken? Neem contact op met ResultaatGroep of schrijf je in voor de ArchitecTour!