Klantcase: ResultaatGroep helpt RDOG-HM op weg naar een nieuw communicatiesysteem

De Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg – Hollands Midden (RDOG-HM) adviseert en ondersteunt de inwoners van de regio Hollands Midden over hun gezondheid en doet dat beleidsmatig voor alle gemeenten in het verzorgingsgebied. Het meest in het oog springende onderdeel is de GGD.

De uitdaging

RDOG-HM maakte al zo’n tien jaar gebruik van een telefonie- en communicatiesysteem waar men niet tevreden over was. Omdat de licenties na tien jaar vernieuwd moesten worden, was het een mooi moment om uit te kijken naar een nieuw systeem. Dit keer wilde RDOG-HM wel de juiste keuze maken. ResultaatGroep werd ingeschakeld om te onderzoeken welke oplossing het beste zou passen binnen de organisatie.

De oplossing

Projectmanager Gert Haveman startte met een grondige inventarisatie en stond voor de uitdaging het vertrouwen te winnen van medewerkers en de organisatie. Zij hadden immers, in hun optiek door verkeerd advies, al tien jaar gewerkt met een systeem waar veel ontevredenheid over was.
De aanpak van ResultaatGroep leidde al snel tot enthousiasme bij telecombeheerders en het management. De wijze van inventariseren gaf het vertrouwen dat RDOG-HM een stap voorwaarts kon zetten waar het ging om efficiënte communicatie met haar omgeving. Een zeer belangrijk onderdeel daarbij is dat bij een eventuele calamiteit RDOG-HM fors kan opschalen en haar verantwoordelijkheid kan nemen bij het informeren van de regio bij een ramp, een epidemie-uitbraak of anderszins verstrekken van informatie.
Nadat de inventarisatie was afgerond, werd er gestart met het formuleren van eisen en wensen door een consultant (Marcel Ederveen) met kennis van traditionele telefonie én unified communications (UC). De verzamelde informatie werd aangevuld met de visie van het management op de toekomst en met aanvullende wensen van de callcenter manager. Tijdens het opstellen en bespreken van het Programma van Eisen (PvE) bleek dat er nog wel wat vragen beantwoord moesten worden. Het is ook niet eenvoudig, afscheid nemen van de voorloper van Skype-for-Business in de wetenschap dat over een aantal jaren bij RDOG-HM Office365 (incl. SfB) wordt geïntroduceerd, overstappen van on-premise naar cloud en (terug) naar IP-telefonie met instandhouding van enkele UC-functionaliteiten.

Het resultaat

Het eindresultaat mag er zijn: een PvE dat geschikt is als basis voor een aanbestedingsprocedure en dat het vertrouwen heeft van de organisatie voor een passende, toekomstbestendige communicatieoplossing.
De volgende stappen die RDOG-HM moet zetten is het vaststellen welke wijze van aanbesteden wordt gehanteerd en daarop het PvE en de aanvullende documenten op aanpassen. Ook daar kan ResultaatGroep bij helpen.

Leave a reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.