fbpx

Office 365 succesvol implementeren bij zorgorganisaties

Veel zorginstellingen zijn op dit moment bezig met de implementatie van Microsoft office365 of staan aan de vooravond dit te doen.

Door: Marcel Laan
 – Resultaatgroep ZorgInnovatie


Vanuit ResultaatGroep ZorgInnovatie begeleid ik verschillende zorginstellingen die implementatie van Office 365 overwegen of er aan zijn begonnen maar om uiteenlopende redenen zijn vastgelopen in het traject. De belangrijkste vraag is dan natuurlijk…. “Hoe kan het nu dat de ene organisatie succesvol is in de implementatie waar de andere vastloopt?” Om deze vraag te beantwoorden moet je vaak helemaal terug naar de basis van de besluitvorming/ideevorming, want daar bevinden zich een aantal belangrijke stappen die vaak niet goed doorlopen worden.

Visievorming

Weet bijvoorbeeld waarom je als organisatie de stap naar Office365 gaat nemen. Houd voor ogen dat de implementatie van Office365 meer is dan alleen maar een nieuwe vorm van Office, maar dat het de opstap is naar een nieuwe manier van werken en naar een ander (licentie)kosten model. Deze verandering heeft uiteindelijk impact op het werkproces maar geeft tegelijkertijd oneindig veel mogelijkheden om nieuwe innovatieve ontwikkelingen door te voeren.

Businesscase

Elke investering moet weloverwogen zijn en moet zich uiteindelijk weer terug verdienen. Binnen de zorgsector kantelen instellingen naar zelfsturende teams en zijn daarmee veel flexibeler geworden in het aantal FTE. De benodigde flexibiliteit hiervoor biedt het licentiemodel van Office365. Daarnaast biedt Office365 ook de mogelijkheid om de verschuiving van de traditioneel backend georganiseerde IT te verschuiven naar de teams zelf. (meer regie/meer zelf doen) Daarnaast is Office365 hét middel om medewerkers mobiel te krijgen zodat ze op een veilige manier overal kunnen werken.

Inventarisatie

De inventarisatie is een belangrijke stap die vaak overgeslagen wordt. Zorg er ten eerste voor dat de juiste profielen – ook wel persona’s’ worden beschreven en zoek hierbij allereerst aansluiting met het HRM systeem. Daarnaast dient ook goed inzicht te zijn in het huidige applicatielandschapen welke applicaties relaties hebben met het huidige office pakket.

Dit is ook het moment om vanuit Stap 1 (Visievorming) vast te stellen of het huidige applicatielandschap ook op de langere termijn aansluit bij de visie. Neem voor deze stap goed de tijd, want ik zie regelmatig instellingen die voor Office365 (online) kiezen en vanwege een integratie issue met een applicatie toch genoodzaakt zijn om later alsnog een veel duurdere Offic365 (on premise) variant aan te schaffen. Dus bepaal bijvoorbeeld vooraf of het huidige ECD overweg kan met de gekozen of geadviseerde versie van Office365.

De themagerichte aanpak

Bepaal het ambitie niveau in de organisatie. Leg de lat zeker niet te laag, maar besef ook dat een implementatie van Office365 technisch gezien best snel kan, maar dat het uiteindelijk echt gaan werken en het uitnutten van de functionaliteit echt wel even gaat duren. Deel het project op in verschillende thema’s zodat vanuit de ingerichte basis verschillende blokken aan functionaliteit gericht aangeboden kunnen worden.

De verandering

Wellicht de grootste uitdaging in het hele proces is het doorvoeren van de verandering in de organisatie. Want hoe krijg ik mijn medewerkers in mijn organisatie mee? En welk tempo kunnen zij aan om uiteindelijk zo te gaan werken als ik me heb voorgesteld?

Dit kan alleen door op een laagdrempelige manier, binnen de hele organisatie, proces voor proces te doorlopen en toe te werken naar de nieuwe werkwijze. Doe dit samen met de medewerkers en sta open voor creatieve ideeën die daarbij ontstaan.

Probeer als instelling zo veel mogelijk stappen zelfstandig te doorlopen, maar zorg wel voor een goede procesbegeleiding op de achtergrond. Huur specifieke kennis in, maar behoud zelf te allen tijde de regie over de implementatie.

Dit is waar wij vanuit ResultaatGroep in geloven: we doen het dan ook altijd samen met u. Vanuit ResultaatGroep kennen we, dankzij diverse implementaties van Office365 binnen de zorg, de processen door en door, en weten we welke geweldige verbeteringen binnen de organisatie zijn door te voeren.

Geïnteresseerd in de mogelijkheden? Uiteraard kom ik of één van mijn collega’s daar graag eens over van gedachten wisselen.